Buradasınız: Ana sayfa » Blog » Sözleşmeler » Sözleşme Yönetimine Giriş

Sözleşme Yönetimine Giriş

,

Yazarı:

Sözleşme Yönetiminin amacı, projenin en az sapmayla ve olabildiğince sözleşme dokümanlarına uygun olarak tamamlanmasını sağlamaktır.

Projelerde başarı, tüm katılımcıların uyum içinde çalıştıkları ve sonuç üründen tatmin oldukları bir tamamlama ile mümkün olmaktadır.

Tatmin edici bir tamamlama ise, proje hedeflerinin açıkça belirlenmesi ve bu amaçla bir araya gelen katılımcıların beklentilerinin sağlanması ile mümkün olmaktadır.

Burada aşağıdaki konular işlenecektir:

  1. Sözleşme Yönetimine Giriş
  2. Sözleşme Nedir?
  3. Sözleşme Yönetiminin Amacı
  4. Sözleşme Yönetiminin Kapsamı
  5. Sözleşme Yönetim Süreçleri
    1. İhale Süreci
    2. Sözleşmelerin Oluşturulması
    3. Saha Uygulamaları
    4. Değerlendirme
  6. Sonuç

SÖZLEŞME YÖNETİMİNE GİRİŞ

sözleşme yönetimine giriş

Sözleşme yöntemi, maliyet tasarrufu ve etkinlik, rekabetin artması ve kaliteli hizmet sunumu, hesap verilebilirlik ve katılımın artması, uzmanlaşma, esneklik gibi çeşitli fırsatlar ortaya çıkarırken, birçok yüklenicinin sadece kâr amacı gütmesi nedeniyle oluşan; proje yönteminin uygulanmasındaki güçlükler ve teknik eleman eksikliği, rüşvet ve yol-suzluğun artması gibi bazı tehditleri de ortadan kaldırmaya yardımcı olmaktadır.

Bu yazıda, sözleşme yönetiminin yüklenici projelerinin gerçekleştirilmesindeki yeri ve öneminin vurgulanması amaçlanmıştır.

Bu çerçevede, bir projeyi gerçekleştirme kararı sonrası ortaya çıkan sözleşmeye, tarafların organizasyonları arasında ve kendi içlerinde işlerlik kazandırabilmeleri için sözleşme yönetimi kavramı genel kapsamlı olarak ele alınmıştır.

Profesyonel sözleşme yönetimi üzerine kendini geliştirmek isteyenler için sözleşme yönetimine giriş eğitimlerimiz iyi bir başlangıç olacaktır.

SÖZLEŞME NEDİR?

sözleşme nedir? Sözleşme, genel olarak bir işin gerçekleştirilmesi sürecinde rol alacak tarafların hak ve taahhütlerinin belirlendiği yazılı bir belge olarak tanımlanmaktadır. Genel kanıya göre sözleşme, işin başlamasını sağlayan ve sadece bu aşamada üzerinde çalışılması gereken doküman olarak algılanmaktadır.

Oysa sözleşme işin her aşamasında önem arz etmektedir.Günümüzde tüm sektörlerde başarılı bir üretimin mevcut kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlayacak bütünleşik bir proje yönetimi anlayışı ile mümkün olduğu bilinmektedir. Her tür kurum ve kuruluşlar için maliyet azaltma baskısı ve finansal ve operasyonel performansın artırılması eğilimi nedeni ile sözleşme yönetimi her geçen gün daha da önem kazanmaktadır.

Hukuki uygulamalar ve küreselleşme nedeni ile sözleşme hacimleri ve karmaşıklığı artmakta, bu da etkin kontrat yönetiminin fayda ve gerekliliğini belirginleştirmektedir. Sözleşmelerin, riski minimize etmenin yanı sıra, finansal ve operasyonel verimi artıracak şekilde, başlangıçlarından tamamlanmalarına kadar geçen ömürleri boyunca yönetilmeleri, günümüz rekabet ortamında vazgeçilmez hale gelmiştir.

Dünyada büyük önem verilen sözleşme yönetimi sistemi Türkiye için oldukça yeni bir kavramdır. Özellikle inşaat sektöründe yaşanan krizler, sözleşme yönetimi hususunda sektörün bilinçlendirilememesi, sözleşme yönetiminin ek bir maliyet olarak görülmesi gibi nedenler Türkiye’de sözleşme yönetimine yönelik geniş bir pazar oluşmasına engel olmuş ve çok dar olan pazarda hâkimiyet yüksek maliyetle çalışan yabancı danışmanlık şirketlerine terk edilmiştir.

SÖZLEŞME YÖNETİMİN AMACI NEDİR?

Sözleşme yönetiminin temel amacı, kabul edilmiş politika ve stratejiler çerçevesinde, sözleşmede belirlenen süreyi aşmaksızın ve anlaşmazlığa düşmeksizin, sözleşmenin hedefe ulaşmasını etkin bir şekilde sağlamaktır.

Sözleşme yönetimi – proje yönetimi ilişkisi incelendiğinde bu sürecin proje yönetiminden bağımsız bir süreç olmadığı, hatta bu sürecin varlığının proje yönetiminin uygulanmasına bağlı olduğu görülmüştür.

Sözleşme yönetimi süreci, tüm girdilerini proje yönetim süreçlerinden almaktadır. Projenin başlangıcından teslimine kadar olan süreçte, sözleşme işin her aşamasını doğrudan ilgilendirdiğinden, sözleşme yönetimi etkinlik kazanır.

Sözleşme yönetimi, taraflarca imzalanan şekli ile sözleşmenin yürümesi ve uygulamada doğabilecek sözleşme anlaşmazlıklarının en az düzeyde olmasını sağlayarak, projenin sözleşmede mutabık kalınan süre ve ödenek kısıtları içinde tamamlanmasını temin eden dinamik bir süreçtir.

SÖZLEŞME YÖNETİMİNİN KAPSAMI

sözleşme yönetiminin kapsamı nedir

Bu sebeple sözleşme yönetimi, her türlü tedarik işinin ortak paydası olan bir disiplindir.Sözleşme yönetimi, tarafların aşağıdaki faaliyetlerini kapsamaktadır:

  • Sözleşmesel stratejinin oluşturulması ve buna uygun sözleşme metninin hazırlanması
  • Sözleşme kapsam ve süreçlerine uygun organizasyon ve raporlama yapısının oluşturulması
  • Sözleşmede öngörülen yetki ve sorumlukların tanımlanarak izlenmesi ve denetlenmesi
  • Proje süreçlerinde karşılaşılan sorun ve gereksinimler kapsamında sözleşmenin revize edilmesi
  • Proje sonunda sözleşme uygulaması aşamasında karşılaşılan olumlu ve olumsuz-lukların sebepleri, daha sonraki projelerde deneyim oluşturmak için analiz edilmeli ve değerlendirilmelidir. İstatistiki veriler halinde, sorunların çözüm yöntemleri sebep sonuç ilişkisi içinde arşivlenmelidir

Her yönetim işinde olduğu gibi, sözleşme yönetiminde de, sözleşme uygulaması başlangıcından sonuçlanmasına kadar geçen süre içerisinde, karar verme, planlama, örgütleme (yönlendirme), iletişim, müzakere ve değerlendirme gibi işlevlerin yerine getirilmesi gerekmektedir.

Bu sebeple sözleşmeyi yönetecek kişilerin yönetim bilgi ve becerisine sahip uzman kişilerden meydana gelmesine özen gösterilmelidir.

SÖZLEŞME YÖNETİM SÜREÇLERİ

Projelerde başarı, tüm katılımcıların uyum içinde çalıştıkları ve sonuç üründen tatmin oldukları bir tamamlama ile mümkün olmaktadır. Tatmin edici bir tamamlama ise, proje hedeflerinin açıkça belirlenmesi ve bu amaçla bir araya gelen katılımcıların beklentilerinin sağlanması ile mümkün olmaktadır.

sözleşme yönetim süreçleri

Başarı sürecindeki ilk adım, detaylı ürün tanımının yapıldığı hukuki bir sözleme ile katılımcıların bir araya gelmesidir.

Sözleşmelerinde ürün tanımı şartnameler ve çizimler aracılığı ile yapılmaktadır. Sözleşmelerin doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlenmesi, yorumlanması, uygulanması profesyonel bir yönetim sürecini gerektirmektedir.

Sözleşme yönetimi, projenin fikir aşamasından başlayarak sözleşme konusu işin gerçekleştirilmesini müteakip tüm garanti süreçlerinin tamamlanmasını da kapsayarak tüm süreçlerini kapsar. Bu süreçler;

  • İhale süreci
  • Sözleşmelerin oluşturulması
  • Saha uygulamaları
  • Değerlendirme

Bu süreçler kapsamında yürütülen faaliyetler detaylarda farklılıklar gösterse de aşağıdaki kapsamda tanımlanır:

İhale Süreci

İşin genel kapsamının, işe dair risklerin tespit edildiği, bütçenin ve ihale dokümanlarının oluşturulduğu, aynı zamanda işbirliği / konsorsiyum anlaşmalarının hazırlandığı, taraflar arasındaki risklerin paylaşımı ve transferi ile işverenin proje aşamasında yapacağı hazırlık çalışmalarının kapsamı açısından önemli bir süreçtir.

Sözleşme süreçleri işveren tarafından tasarlanan bir süreçtir. Bu süreçte taraflar aşağıdaki kriterlere uygun olarak sözleşme ön hazırlıklarını yaparlar:

  • Proje değişkenleri (süre, esneklik, tasarım, finans vb.)
  • Yüklenici yeterlilik kriterleri (riskler, yeterlilik, metot & teknik ve dış etkenler)
  • Pazar değişkenleri (projenin hacmi, piyasa ve yüklenici teminindeki güçlük)
  • Sözleşme tipinin belirlenmesi (riskler, proje, mal sahibi ve pazar değişkenlerine göre)
  • Teklif değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi
  • İhale metodu ve yüklenici seçim kriterlerinin belirlenmesi

Bu süreçte ihtiyaç makamınca, ihale planlarının hazırlanması, yüklenici kriterlerinin belirlenmesi, teknik şartname ve idari şartnamelerin hazırlanması, ilanın yayınlanması ve tekliflerin toplanması işlemleri gerçekleştirilir.

Yüklenici de aşağıdaki işlemleri gerçekleştirir;

  • İhale dokümanlarının incelenmesi
  • Gerçekleştirme risklerinin belirlenmesi
  • Zorunlu işbirliklerinin gerçekleştirilmesi
  • Tedarikçi ve altyüklenici ön görüşmeleri ve maliyetlerinin tespiti
  • Proje gerçekleştirme maliyetlerinin belirlenmesi
  • Teklif dosyasının hazırlanması

Özetleyecek olursak, ihale sürecinde yürütülen faaliyetler şunlardır:

  • Talebin belirlenmesi
  • Piyasa araştırması /mevcut ihalelerin tetkiki
  • Bütçenin belirlenmesi
  • Teknik ve idari şartname yazımı
  • Aday tedarikçilerin belirlenmesi
  • Yeterlilik alınması
  • İhale dosyasının teslim alınması ve incelenmesi
    • Teknik gereksinimlerin analizi
    • Projenin gerçekleştirileceği mekânın koşul ve şartlarının araştırılması
    • Sözleşme koşullarının (risklerin) analizi
    • İhale koşullarının analizi
    • İşi gerçekleştirme metot ve süreçlerinin belirlenmesi
    • Ön keşfin çıkarılması
  • Kar oranına karar verilmesi
  • Tekliflerin toplanması
  • Tekliflerin açılması
  • En iyi teklifin belirlenmesi

Sözleşmelerin Oluşturulması

Bu süreç, ihaleyi kazanmaya yakın veya kazandığı tebliğ edilmiş yüklenici ile ihtiyaç makamı arasında sözleşme görüşmelerinin gerçekleştirilmesi ve imzalanmasıdır.

Sözleşmenin imzalanması ile sonlanan bu süreçte, tarafların anlaşmaya varma aşamasındaki tutumları önem arz etmektedir. Beklentilerin yeterince ve anlaşılır şekilde karşılıklı olarak ifade edilmesi, projenin birlikte tamamlanacağı düşüncesi ile her sorunun üzerinden birlikte gelme arzu ve gayretine sahip olmaları çok önemlidir.

Proje yönetim süreçlerinde tanımlandığı uluslararası organizasyonlarda işin özelliğine uygun olarak standart sözleşme dokümanları oluşturulmuştur (FIDIC, AIA, ICE, BIMCO vs.).

Türkiye’de kamu kurumları için Kamu İhale Kurumu tarafından benzer dokümanlar hazırlanmaktadır. Standart hale getirilmiş tip sözleşmeler baz alınarak tarafların mutabakatı ile nihai sözleşme metni oluşturulur. Bu süreçteki en önemli noktalardan biri de muğlak/belirsiz bir nokta bırakmamaya özen gösterilmesidir.

Sözleşmenin oluşturulması aşağıdaki süreçlerle gerçekleştirilir;

  • Taslak Metnin Hazırlanması
  • Sözleşmenin Taraflarla Paylaşılması
  • Sözleşme Müzakereleri
  • Sözleşmenin İmzalanması

Saha Uygulamaları ( Mukavele Tatbikatı )

Sözleşmenin saha uygulama süreci sözleşmenin imzalanmasından sonra başlar ve proje tamamlanıncaya kadar devam eder.

Bu süreçte tarafların kendine özgü sorumlulukları sözleşme ve eklerinde tanımlanmıştır. Bu sorumluluklar birbirinden bağımsız olarak değerlendirilemez, tam aksine birbiri ile tam etkileşim halindedir.

Bu sürecin bilgi ve deneyimi yüksek, sözleşmeye hakim sözleşme uygulamasını, yürürlükteki yasa ve mevzuatı bilen, bir uzman tarafından yürütülmesi önemlidir.

Öncelikle, sözleşmenin lehte ve aleyhte olan hususları incelenmeli, gerekli notlar çıkarılmalı, önemli görülen konularda yönetim bilgilendirilmeli, gerekli ve zamanında yazışmalar yapılmalı, talepler ulaştırılmalıdır.

İşin ilerleyen aşamalarında, önceden tahmin edilemeyen durumlar ile karşılaşılan sorunların çözümü için gösterilen çabalar, hak taleplerine dönüşecektir.

Ayrıca bu süreçlerin başarıyla tamamlanabilmesi için öncelikle sözleşme ve altsözleşmelerin senkronize şekilde bir uyumla hazırlanarak yürütülmesi zorunluluğu mevcuttur.

Sözleşmenin uygulanması sırasında karşılaşılan problemlerden bazıları şunlardır:

  1. Yer teslimindeki gecikmeler
  2. Avans ödemelerindeki gecikmeler
  3. Proje teslimindeki gecikmeler
  4. Proje ve malzeme onayları
  5. Çalışma izinleri (Work Permit) uygulamaları
  6. Kalite (QA) ve iş güvenliği (HSE) gereksinimlerinin karşılanması
  7. Hakediş ödemelerindeki gecikmeler
  8. Yeni fiyat anlaşmazlığı
  9. Götürü bedelli işlerde proje ve imalat değişikliği
  10. İş artış ve eksilişleri
  11. Ek talep (Claim) yönetimi
  12. İş artışının dışında kalan imalatların ödenmesi
  13. Fiyat farkı ödenmesi
  14. Sözleşme maddelerindeki farklı yorumlar
  15. Kayıtların tutulması
  16. Süre uzatımı
  17. Fesih ve tasfiye işlemleri
  18. Kesin hesabın yapılması
  19. Teminatların çözülmesi
  20. Hakediş kesintileri
  21. Personel ve taşeron bildirimleri

Yukarıda sıralanan problemlerin, ortaya çıkışından itibaren, sözleşmede belirtilen süreler dikkate alınarak, gerekli yazışma yapılmalıdır.

Yazışma, sözleşmede taraf olana, teknik ve hukuki bir dil kullanılarak, sorunun kısaca anlatılması ile başlar; sözleşme ve eklerindeki ilgili hükümlere dayandırılarak sorunun açıklaması yapılır ve sonuçta talep konusu açıkça belirtilir.

Yazışma sözleşme şartlarından en fazla faydayı sağlamak için bir plan kapsamında hareket etmeyi, teknik ve hukuki bilgilere dayalı olarak taktik ve stratejik düşünceler geliştirmeyi, talebin sunumunda diplomatik bir üslup kullanmayı zorunlu kılar.

Yazışma kısaca yönetim felsefesine ihtiyaç gösteren, yer tesliminden kesin kabul aşamasına kadar olan süreç içinde yazışma yönetimi şeklinde uygulanması gereken önemli bir çaba olmalıdır.

Değerlendirme

Değerlendirme süreci, proje yönetimi sürecinde mevcut kaynakların en etkin kullanımını sağlamak amacı ile yüklenici ve altyüklenici performansının; maliyet, iş programı ve kalite açısından kontrol edildiği süreçtir.

Bu sebepledir ki performans raporlama sözleşme yönetiminin en önemli sürecidir. Ayrıca sözleşmesel eksiklikler ve hatalar bu süreçte tespit edilerek sözleşme yönetimindeki iyileştirme gereksinimleri gerçekleştirilir.

Performans değerlendirme sürecinin çıktıları, en başta performans raporlarıdır. Bu raporların sonucunda oluşturulan tahminler projenin geleceği ile ilgili kararların alınmasında yol göstericidir.

Performans raporlama sürecinde; projenin tüm temel bilgileri için değişik süreçlerinde kontrol edilir ve raporlanır.

Proje ve tedarikçilerinin performanslarını, periyodik olarak iş sonuçlarına etkisi çerçevesinde değerlendirilmesi ve süreçlere dair iyileştirmelerin tespiti bir sonraki projeler başarısına çok büyük katkılar sunmaktadır.

Tedarikçi değerlendirmeleri, maliyet – kalite – lojistik – işbirliği ve çevre kriterleri üzerinden yapılmaktadır.

Performans değerlendirme çalışması sonuçlarına göre tedarikçinin gelişmeye açık alanları belirlenir ve firmadan iyileştirme talep edilir.

Performans düşüklüğünün süreklilik arz etmesi, tedarikçinin kotasının düşürülmesi ya da devreden çıkartılması ile sonuçlanır

SONUÇ

Yukarıdaki açıklamalardan anlaşılacağı üzere, iş ilişkilerinde sözleşme düzenlenmesi sadece bir başlangıç olup, hayata geçirilmesi için projenin tüm aşamalarında kurallarını belirleyen sözleşme gereklerinin taraflarca gün gün yerine getirilmesi zorunludur.

Sözleşmenin titizlikle uygulanabilmesi için plansız rastgele gayretler yetersiz kalmaktadır. Sözleşme yönetimini uygulayacak yeterli bilgi ve beceriye sahip insan kaynakları, faaliyetlerini ancak kendine gerekli kaynak ve teşviki sağlayan organizasyon içinde gerçekleştirebilmektedir.

Bu nedenle, sözleşmenin yönetim süreçlerinin koordinasyonu ve işler hale getirilmesi amacıyla organizasyon dahilinde sözleşme yönetimi birimlerinin oluşturulması zorunludur.

Sözleşme yönetimi kavramı ve gereksinimlerinin tüm sektörlerde yerleşmesi ve yaygınlaşması için proje yönetiminde görevlendirilecek personelin eğitim programlarında sözleşme yönetimi konusuna yer verilmesi ve sözleşme yönetiminde görevlendirilecek personellerin yetkinliklerine dikkat edilmesi gerekmektedir.

Kaynaklar:

  • Nicholas J. Carnell, 2000, “Causation and Delay”
  • Fenwick Elliot, 2015, “FIDIC Training and Workshop Seminar Pack”
  • ISO/DIS 10845-1, 2008, “Costruction Procurement”
  • STFA-P-17T, 2007, “Taşeron Yönetim Prosedürü”
  • Belgin UÇAR KOCAOĞLU, 2011, Kamu Yönetiminde Kontrat Yöntemi: Fırsatlar Ve Tehditler”
  • M. Emin Öcal – Nuray Kaya, 2000, “Yapı Üretiminde Sözleşme Yönetimine Genel Bir Bakış”
  • Yusuf Çalık, 2017, “Sözleşme Yönetimi Temel İlkeleri Konferans Serisi”

Makalede kullanılan grafiklerin arka plan resimleri pixabay.com ve pexels.com sitelerinden sağlanmıştır.

 

Yorum yapın